HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN CHI TIẾT

Làm thế nào để sự kiện thực sự bùng nổ, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng nhận diện thương hiệu? Câu trả lời chính là truyền thông sự kiện hiệu quả! Trường Doanh nhân HBR mang đến cho quý doanh nghiệp bài viết chi tiết về cách lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện từ A đến Z, cách viết bài và kế hoạch mẫu chi tiết.

1. Truyền thông sự kiện là gì? Vai trò và nguyên tắc

Trước hết, hãy cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu khái niệm truyền thông sự kiện, vai trò của hoạt động này và các nguyên tắc quan trong.

1.1. Truyền thông sự kiện có vai trò gì?

Truyền thông sự kiện bao gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin và hình ảnh của một sự kiện cụ thể đến với khách mời, công chúng và đối tượng mục tiêu khác. Một số hoạt động truyền thông cho sự kiện là thông cáo báo chí, quảng cáo, marketing trực tuyến, PR…

Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện thể hiện qua các lợi ích sau đây:

• Tăng nhận thức về sự kiện, giúp cho nhiều người biết đến sự kiện hơn.
• Thu hút người tham dự và tăng tỷ lệ khách mời tham gia.
• Tạo dựng thương hiệu và uy tín của thương hiệu tổ chức sự kiện.
• Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, báo giới, công chúng…
• Thu thập dữ liệu về khách hàng tiềm năng để phục vụ cho các hoạt động marketing sau này.

1.2. Những nguyên tắc của truyền thông cho sự kiện

Có 4 nguyên tắc quan trong trong truyền thông sự kiện, gồm có:

• Hiểu rõ đối tượng công chúng và mục tiêu của sự kiện: Doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng mục tiêu muốn truyền thông là ai: độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi... để xây dựng nội dung phù hợp, thu hút sự chú ý và quan tâm của họ. Làm rõ mục tiêu cụ thể của chiến dịch truyền thông là rất quan trọng. Mục tiêu cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, xây dựng nội dung hiệu quả và đo lường hiệu quả chiến dịch. Ví dụ như tăng nhận thức về sự kiện, thu hút người tham dự, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, hay xây dựng mối quan hệ... 
• Nhất quán về nội dung truyền thông, đảm bảo sự phù hợp với hình ảnh thương hiệu: Hãy sử dụng thông điệp, hình ảnh và ngôn ngữ nhất quán trên tất cả các kênh truyền thông để tạo sự nhận diện thương hiệu và sự chuyên nghiệp cho sự kiện. Đội ngũ truyền thông cần đảm bảo nội dung truyền thông phù hợp với hình ảnh và giá trị cốt lõi của thương hiệu.
• Chiến dịch truyền thông sự kiện cần có những ý tưởng đột phá để tạo hiệu ứng lan tỏa và thu hút sự chú ý của công chúng: Để truyền thông sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất, đội ngũ marketing nên tiến hành brainstorm để tìm ra các ý tưởng sáng tạo, độc đáo để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng với khách hàng. Đừng quên tận dụng các xu hướng mới nhất trong truyền thông để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
• Lập kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro cho sự kiện để đảm bảo luôn có phương án hành động trong các trường hợp ngoài ý muốn: Nên lập kế hoạch chi tiết cho các tình huống rủi ro và có phương án giải quyết phù hợp. Người chịu trách nhiệm cần theo dõi sát sao quá trình triển khai chiến dịch truyền thông và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả.

2. Cách lập kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Sau đây Trường Doanh nhân HBR sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp các bước lập kế hoạch truyền thông trước trong và sau sự kiện:

2.1. Trước sự kiện

Lập kế hoạch cho việc truyền thông thông trước sự kiện bao gồm các bước như sau:

Bước 1 -  Xác định mục tiêu truyền thông cho sự kiện

• Mục tiêu nhận thức: Tăng nhận thức về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ mới hoặc giới thiệu sự kiện sắp tới.
• Mục tiêu thu hút: Thu hút khách hàng tiềm năng, thu thập thông tin liên hệ hoặc thúc đẩy đăng ký tham dự sự kiện.
• Mục tiêu chuyển đổi: Thúc đẩy doanh số bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc tạo ra leads tiềm năng.

Ví dụ cách đặt mục tiêu: “Tiếp cận 10.000 người trong vòng 1 tháng trước sự kiện, thu thập 500 thông tin liên hệ và tăng 20% lượt truy cập website”

Bước 2 - Xác định đối tượng truyền thông của sự kiện

• Tìm hiểu thông tin về nhân khẩu học, sở thích, hành vi và thói quen sử dụng Internet của đối tượng mục tiêu.
• Nghiên cứu các kênh truyền thông mà họ thường xuyên truy cập và tương tác.

Ví dụ như đối tượng mục tiêu của sự kiện là: chuyên gia marketing kỹ thuật số trong độ tuổi 25 - 45, có sở thích tham dự hội thảo, cập nhật xu hướng marketing mới nhất, sử dụng mạng xã hội và email.

Bước 3 - Lựa chọn kênh truyền thông cho sự kiện

Có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau, việc chọn lựa kênh nào sẽ phục thuộc vào đối tượng, mục tiêu truyền thông, ngân sách, nhu cầu của doanh nghiệp.

• Mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram): Phù hợp để tiếp cận đối tượng rộng, tạo tương tác và chia sẻ nội dung sôi nổi.
• Email marketing: Gửi email trực tiếp đến đối tượng mục tiêu để truyền tải thông tin chi tiết về sự kiện, khuyến khích đăng ký tham dự và cung cấp ưu đãi.
• Website: Đăng tải thông tin lên website chính thức hoặc tạo landing page riêng cho sự kiện để cung cấp thông tin đầy đủ, thu thập thông tin đăng ký và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
• Quảng cáo trực tuyến: Chạy quảng cáo nhắm mục tiêu trên Facebook, Google Ads, YouTube... để tiếp cận đối tượng tiềm năng một cách hiệu quả.
• Influencer marketing: Hợp tác với những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực liên quan để quảng bá sự kiện đến đối tượng mục tiêu tiềm năng.
• Kênh truyền thông truyền thống: Kết hợp báo chí, truyền hình, radio để tiếp cận đối tượng rộng rãi, đặc biệt là những người ít sử dụng internet.

Bước 4 - Phát triển concept và xây dựng nội dung truyền thông

Concept truyền thông, hay còn gọi là ý tưởng truyền thông bao gồm thông điệp cốt lõi và phong cách tổng thể của chiến dịch truyền thông mà doanh nghiệp muốn truyền tải để đối tượng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông đã chọn.

Nội dung truyền thông sẽ được xây dựng xoay quanh concept truyền thông sự kiện:

• Sử dụng storytelling: Kể câu chuyện hấp dẫn về thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ hoặc lý do tổ chức sự kiện để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng sâu sắc.
• Tạo nội dung đa dạng: Kết hợp bài viết blog, infographic, video, ảnh, livestream…
• Tương tác với cộng đồng: Kịch bản tạo cuộc thảo luận sôi nổi trên các kênh truyền thông, trả lời bình luận, giải đáp thắc mắc.

Ví dụ các nội dung truyền thông sự kiện bao gồm: bài viết blog, Infographic về lợi ích tham dự sự kiện, video giới thiệu hậu trường chuẩn bị sự kiện, livestream phỏng vấn khách mời uy tín.

Bước 5 - Lập kế hoạch hành động chi tiết theo thời gian

Trong bước tiếp theo, đội ngũ marketing và sự kiện cần lập bảng kế hoạch hành động:

• Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động truyền thông, bao gồm thời gian hoàn thành, người phụ trách và ngân sách. Có thể áp dụng sơ đồ PERT hoặc sơ đồ GANTT.
• Dùng công cụ quản lý dự án như Asana, Trello, Jira để theo dõi tiến độ thực hiện, phân công nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Xác định các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) cụ thể cho từng hoạt động truyền thông để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược.

Ví dụ kế hoạch hành động theo timeline:

• Tuần 1: Tạo nội dung bài viết blog và infographic giới thiệu sự kiện.
• Tuần 2: Chạy quảng cáo Facebook và Instagram nhắm mục tiêu đến đối tượng mục tiêu.
• Tuần 3: Gửi email marketing đến danh sách khách hàng tiềm năng.
• Tuần 4: Livestream phỏng vấn chuyên gia và tổ chức minigame trên mạng xã hội.

Bước 6 - Dự trù phương án và tính toán ngân sách

Đáp ứng nguyên tắc quan trọng trong truyền thông sự kiện, doanh nghiệp cần tiến hành dự trù phương án ngay từ bước lập kế hoạch truyền thông như sau:

• Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của chiến lược truyền thông để dự trù các rủi ro tiềm ẩn.
• Lên phương án dự phòng: Xác định tình huống rủi ro và lập kế hoạch hành động chi tiết cho trường hợp rủi ro xảy ra.
• Lập ngân sách chi tiết: Dự toán chi phí cho từng hoạt động truyền thông, bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí thiết kế, chi phí nhân sự,...
• Sử dụng công cụ quản lý ngân sách: Sử dụng các công cụ như Google Sheets, Excel để theo dõi và quản lý ngân sách hiệu quả.

Ví dụ:

• Rủi ro sự kiện: Mạng xã hội bị gián đoạn, website gặp sự cố kỹ thuật, số lượng người tham dự thấp hơn dự kiện cần có phương án mở rộng băng thông.
• Ngân sách: 20 triệu đồng cho quảng cáo, 10 triệu đồng cho thiết kế, 5 triệu đồng cho nhân sự. Dự trù thêm 15% trên tổng ngân sách.

Bước 7 - Triển khai hoạt động truyền thông theo kế hoạch và giám sát hiệu quả

Doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics, Facebook Insights, MailChimp... để theo dõi hiệu quả của từng hoạt động truyền thông. Phân tích dữ liệu thường xuyên sẽ giúp đội ngũ chịu trách nhiệm có thể điều chỉnh chiến lược truyền thông ngay khi cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả và giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Khoá đào tạo XÂY DỰNG HỆ THỐNG MARKETING CHUYÊN NGHIỆP cùng Mr. Tony Dzung giúp người làm Marketing thấu hiểu khách hàng mục tiêu để xây dựng chiến lược Content, chiến lược tiếp thị hiệu quả.

2.2. Trong sự kiện

Để thu hút sự chú ý và tạo tiếng vang cho sự kiện, việc truyền thông hiệu quả trong khi sự kiện đang diễn ra là rất cần thiết. Sau đâu là các bước để truyền thông trong sự kiện:

Bước 1 - Chia sẻ khoảnh khắc trực tiếp

Hãy sử dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter để chia sẻ hình ảnh, video và livestream trực tiếp các hoạt động nổi bật trong sự kiện. Để tăng mức độ phủ sóng các kênh, doanh nghiệp nên khuyến khích người tham dự chia sẻ khoảnh khắc của họ bằng cách sử dụng hashtag sự kiện.

Bước 2 - Tương tác với người tham dự

Đội ngũ truyền thông sự kiện có thể tạo các cuộc thảo luận và hỏi đáp trực tuyến để thu thập phản hồi và ý kiến của người tham dự hoặc trực tiếp giao lưu và trò chuyện với người đang tham dự.

Bước 3 - Sử dụng các công cụ truyền thông để theo dõi

Bao gồm: các công cụ hashtag tracking để theo dõi mức độ lan truyền của hashtag sự kiện, phân tích mạng xã hội để đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông...

Bước 4 - Cung cấp thông tin cập nhật

Hãy chia sẻ thông tin về chương trình sự kiện, địa điểm, diễn giả và các hoạt động khác trong quá trình diễn ra sự kiện, cung cấp thông tin hướng dẫn và hỗ trợ cho người tham dự một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2.3. Sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả và kéo dài giá trị của sự kiện, tạo ra hiệu ứng lan truyền, mở rộng phạm vi tiếp cận và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách tham dự. Để thực hiện truyền thông sau sự kiện hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 - Xác lập mục tiêu cụ thể của chiến dịch truyền thông sau sự kiện và đối tượng mục tiêu

Ví dụ như: Đối tượng là các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý đã tham dự sự kiện. Mục tiêu là 50% khách tham dự sự kiện chuyển đổi thành khách hàng thật sự; 75% khách tham dự sẵn sàng chia sẻ trải nghiệm và giới thiệu thương hiệu trên trang cá nhân của họ.

Bước 2 - Tạo nội dung truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng.

Bao gồm:

• Chia sẻ những khoảnh khắc đẹp và đáng nhớ của sự kiện.
• Tóm tắt nội dung chính của các bài phát biểu và hội thảo.
• Phỏng vấn khách tham dự và chia sẻ trải nghiệm của họ.
• Tạo các bài viết blog, video ngắn, phóng sự, tệp hình ảnh… về sự kiện.

Bước 3 - Thực hiện truyền thông về sự kiện đã thành công trên các kênh khác nhau:

Gồm có:

• Mạng xã hội: Bài viết và hình ảnh sự kiện.
• Email marketing: Gửi email cảm ơn, thông tin tóm tắt sự kiện, gửi quả tặng hoặc ưu đãi độc quyền dành cho khách tham dự...
• Website: Đăng bài viết, hình ảnh, video về sự kiện.
• Báo chí: Gửi thông cáo về sự kiện để PR cho thương hiệu.

Bước 4 - Duy trì kết nối với khách tham dự và các đối tượng tiềm năng khác

Mục tiêu của bước này là biến những khách tham dự thành những khách hàng trung thành, yêu thích và sẵn sàng giới thiệu doanh nghiệp với mọi người xung quanh.

• Duy trì liên lạc với khách hàng tham dự sau sự kiện qua email, số điện thoại hoặc mạng xã hội.
• Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật về các hoạt động của doanh nghiệp.
• Tạo dựng mối quan hệ lâu dài và thúc đẩy sự trung thành của khách hàng

3. Cách viết bài truyền thông sự kiện

Bài viết truyền thông sự kiện hay còn được gọi là bài viết PR sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý, tăng nhận thức và thúc đẩy khách hàng tham gia sự kiện. 

Có nhiều loại bài viết để truyền thông trong một sự kiện ví dụ như giới thiệu sự kiện, cập nhật lịch trình trước sự kiện, trong sự kiện, bài viết thông cáo báo chí sau sự kiện…

Cách viết bài truyền thông sự kiện hay và thu hút mà Trường Doanh nhân HBR gợi ý gồm các bước triển khai như sau:

• Xác định mục tiêu của bài viết như tăng nhận thức, thu hút tham gia, tạo leads, cảm ơn khách tham dự, PR trên báo chí...
• Hiểu rõ đối tượng mục tiêu bằng cách phân tích thông tin và lựa chọn ngôn ngữ, nội dung và cách thức truyền tải sao cho phù hợp.
• Lập kế hoạch chi tiết cho nội dung bài viết, thời gian đăng tải và kênh truyền thông.
• Triển khai bài viết, chú ý tạo tiêu đề hấp dẫn, nội dung đầy đủ thông tin, trình bày sinh động bằng cách kết hợp với hình ảnh, video, infographic...
• Đưa lời kêu gọi hành động CTA vào bài viết và khéo léo lồng ghép các thông tin quan trọng về sản phẩm/ dịch vụ.
• Đăng tải bài viết lên các kênh mục tiêu, đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung - kênh và đối tượng độc giả.
• Tương tác với độc giả bằng cách trả lời bình luận và theo dõi hiệu quả bài viết thông qua các công cụ phân tích kênh.

Nguyên tắc của một bài viết truyền thông sự kiện hiệu quả:

• Nêu được thông tin cốt lõi về sự kiện: Bản đồ địa điểm, chỗ lưu trú, phương tiện di chuyển... để người đọc dễ dàng nắm bắt, đăng ký và tham dự.
• Nội dung bài viết phải nhất quán với concept truyền thông sự kiện: Bài viết được triển khai với tinh thần, thông điệp và phong cách chung của chiến dịch truyền thông sự kiện. Bao gồm văn phong, hình ảnh, video... nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất.
• Bài viết có sự phù hợp với hình ảnh thương hiệu và doanh nghiệp: Bài viết PR cho sự kiện phù hợp với văn hóa và giá trị cốt lõi của thương hiệu, hình ảnh và các thiết kế khác bài viết phải đảm bảo sự phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu.

Một số bí quyết để bài viết truyền thông cho sự kiện thêm hấp dẫn:

• Kể chuyện: Sử dụng kỹ thuật storytelling để thu hút người đọc và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
• Sử dụng số liệu: Đưa vào bài viết và thiết kế hình ảnh các số liệu thống kê, dữ liệu nghiên cứu để tăng tính thuyết phục.
• Trích dẫn ý kiến của diễn giả, chuyên gia hoặc người tham dự để tăng độ tin cậy.
• Tạo sự khan hiếm: Nhấn mạnh số lượng vé giới hạn, thời gian đăng ký có hạn để tạo sự cấp bách.
• Tổ chức minigame: Tổ chức minigame trên mạng xã hội để thu hút sự tham gia và tương tác.
• Khuyến khích độc giả chia sẻ bài viết để lan tỏa và tiếp cận nhiều đối tượng mục tiêu hơn.

Tóm lại, kế hoạch truyền thông trước trong và sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện quảng bá đầy đủ, bài bản và nhất quán cho sự kiện. Từ đó, sự kiện thu hút được nhiều người tham gia và sự quan tâm của công chúng, góp phần nâng cao nhận thức và mức độ uy tín của thương hiệu.

4. Các phần mềm hỗ trợ tổ chức, quản lý và truyền thông sự kiện

Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông sự kiện là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả cho sự kiện.

Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ truyền thông sự kiện phổ biến:

• Eventbrite: Nổi tiếng với tính năng tạo trang web sự kiện, bán vé và quản lý danh sách khách tham dự. Phần mềm cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp quy mô khác nhau.
• Hootsuite: Có chức năng quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội cùng lúc, lên lịch bài đăng và theo dõi hiệu quả chiến dịch truyền thông... Phần mềm cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho việc tăng tương tác và thu hút khách hàng trên mạng xã hội.
• MailChimp: Đây là công cụ email marketing giúp quản lý danh sách email, theo dõi hiệu quả chiến dịch. Phần mềm cung cấp nhiều mẫu email đẹp mắt và nhiều tính năng hữu ích để tăng tỷ lệ mở email và thu hút khách hàng.
• Zoho Projects: Đây là phần mềm quản lý dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, làm tăng hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Asana: Công cụ chuyên quản lý công việc, chia sẻ tệp tin và giao tiếp với các thành viên trong nhóm giúp đảm bảo mọi người trong nhóm đều cập nhật tiến độ công việc. 

Như vậy, Trường Doanh nhân HBR đã chia sẻ trong bài viết này các thông tin về truyền thông sự kiện, bao gồm tầm quan trọng, cách lập kế hoạch, cách viết bài và gợi ý mẫu kế hoạch. Chúng tôi mong rằng các thông tin và hướng dẫn trong bài sẽ giúp quý doanh nghiệp có thêm những ý tưởng để nâng cao hiệu quả truyền thông cho các sự kiện trong tương lai.